关于做好2020年档案归档移交工作的www.813.net-河南工程学院

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  • 关于做好2020年档案归档移交工作的www.813.net
              日期: 2020-09-19         信息来源: 校长办公室        

    校属各单位:

    根据国家档案法、高校档案管理办法、学校档案工作有关规定和疫情时期特殊情况,20192020年档案归档移交工作已经开始。请各单位于近期将2019年产生的所有文件、归档材料、疫情档案和2020年学籍档案规范整理,及时移交学校档案室。现将移交过程中有关事项www.813.net如下:

    一、归档范围

    (一)201911日至202071日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各单位文件材料归档范围请参照《河南工程学院各类档案归档范围和保管期限表》(学校主页-校长办公室-档案管理)。

    (二)归档的文件材料包括纸质材料和对应的电子文本(扫描件、电子稿、照片、光盘、磁盘等)。

    (三)各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等(省级及以上),校际交流中具有保存价值的实物档案等,按要求均应整理归档移交校办档案室。

    (四)二级学院附加移交材料

    1.以班级为单位20192020届每个毕业生的成绩单(含班级名单目录、对应的已经盖过各级公章的成绩单电子扫描件)、学籍卡、毕业证/学位证发放签字表、毕业证/学位证大头照、毕业班级/学院合影及2018届档案转递存根、2019级新生入学登记表;

    2.省级及以上重点学科、重点实验室、重点课程、特色专业、精品课程、教学团队、教学名师、教学实验示范中心等的申报、批准材料(含对应电子文本)。

    (五)新冠肺炎疫情档案

    请相关部门参照学校主页 “www.813.net”2020326日的“关于征集抗击新冠肺炎疫情见证物的公告”,认真收集归档特殊时期珍贵档案。

    二、档案的移交

    (一)归档要求

    各种归档要求及范本已上传至河南工程学院档案管理QQ群:469599953。请没有入群的部门档案联络员及时加入,随时查阅。

    (二)归档验收

    1.移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档标准进行验收:统一牛皮纸封面封底,较厚案卷棉线三孔一线装订,标准目录,标注页码,封底备考表标注归档责任人,移交的各种材料请附上电子文档;

    2.纸质档案存有各种电子文本的,不用数字化扫描。

    3.档案扫描要求:为保障档案信息安全,确保学校及师生权益,扫描过程务必在各部门办公室进行,数字化外包要严格按照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》执行,请切勿用相机、手机等拍照。扫描分辨率应不小于200dpi;如文字偏小、密集、清晰度较差时,建议扫描分辨率不小于300dpi。存储格式JPEGPDF。要求扫描后的图像端正、清晰、完整、无黑边、无污渍、不影响图像的利用。不符合要求的要退回归档部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

    (三)移交手续

    归档部门移交档案材料时必须出具一式二份档案移交清单,双方签字后各留一份备查。移交纸质档案的同时,其对应档案材料电子版、归档目录电子版一并移交或发至河南工程学院档案管理QQ群。

    (四)归档移交时间

    学校党政管理部门、教学部门和需按教学年度归档的部门,请于4月底前移交上一年度的归档材料。

    科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。其它档案的归档时间按有关文件规定执行。

    移交电话:62509009,移交地点:西区图书馆楼五楼东档案室,联系人:金锐。

     

    校长办公室

    2020919

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